Każda firma szkoleniowa, analizując potrzeby swoich klientów, opiera się na jakimś paradygmacie. Nawet jeśli robi to nieświadomie, w praktyce przyjmuje jakieś założenia o „naturze rzeczy”. W Perspektywach myślimy o organizacji, szkoleniu, a więc o potrzebach szkoleniowych – systemowo. Tak też uczymy uczestników programu STER, choć nie jest to czasem prosta i intuicyjna wiedza.

Objaw

Systemowa analiza potrzeb szkoleniowych rozpoczyna się od obserwacji tzw. objawów, czyli sygnałów świadczących o bardzo kosztownym procesie (przynoszącym dużo skutków ubocznych). Może to być fakt, że szef nie wyciąga konsekwencji wobec spóźniających się nagminnie pracowników. Konflikt pomiędzy dwoma pracownikami najniższego szczebla przykuwa uwagę całej firmy. Kierownicy mają władzę większą niż właściciele firmy. Pracownicy w ogóle ze sobą nie rozmawiają. Przykłady takie można mnożyć.

System nie jest głupi

Gdy w systemie pojawiają się „objawy” oznacza to, że pomimo szkód, które wyrządzają, przynoszą one określone korzyści . System bowiem dąży do „zdrowia”. A oznacza to:

• Stabilną kluczową relację (dogadywanie się najważniejszych osób w systemie)
• Hierarchię formalną odpowiadającą nieformalnej
• Przepuszczalne i jednoznaczne granice między światem zewnętrznym i podsystemami (możliwość jednoznacznego określenia do której grupy wewnątrz należę: działu, projektu, grupy nieformalnej, a także kto jest, a kto nie jest „z naszej firmy”, korzystania z osiągnięć „świata na zewnątrz”)
• Dobre relacje między osobami tworzącymi system.

Jeśli jakieś zachowania świadczą o czymś innym, oznacza to zazwyczaj, że to, co osiąga w ten sposób system, jest ważniejsze od tego, co poświęca. Na przykład: wybucha osty konflikt w jednym z działów, ludzie się w nim nie mogą dogadać. Dział ma słabe wyniki, co daje wspólne zmartwienie dla zarządu, w którym umacnia się dzięki temu współpraca. Niesnaski zostają odłożone wobec zagrożenia. W ten sposób – system osiąga to co dla niego ważniejsze – porozumienie w kluczowej relacji, kosztem konfliktu w mniej znaczących dla siebie miejscach.

Kluczem – zrozumienie funkcji objawu

Najważniejsze w systemowej analizie potrzeb staje się zrozumienie, co system zyskuje poprzez podtrzymywanie objawów. Służy do tego stawianie hipotez systemowych i zadawanie sobie pytania: „po co” coś się dzieje, a nie „dlaczego”. Dzięki właściwej odpowiedzi, która nie jest od razu oczywista, można precyzyjnie aplikować „lekarstwa”. W wymienionym przykładzie zająć się kompetencjami w zakresie współpracy zarządu, a nie pracowników niższego szczebla, co mogłoby być pierwszym odruchem w tradycyjnych modelach analizy potrzeb.

Zalety i wady systemowej analizy potrzeb

Systemowe rozumienie powiązań pomiędzy procesami w firmie, a tym w jaki sposób się nam manifestują, daje dużą przewagę nad innymi modelami. Pozwala na dosyć dokładne określanie, gdzie w strukturze danej organizacji znajduje się źródło kłopotów. Dzięki temu sponsor programu szkoleniowego może mieć pewność, że jego pieniądze będą wykorzystane dokładnie tam, gdzie są najbardziej potrzebne. Systemowa analiza potrzeb gwarantuje także, że szkolenie opracowane w takim nurcie, nie będzie uczyć rzeczy nieprzydatnych w danej organizacji. Rozwiązań, które dobrze wyglądają w teorii, są jednak nie do zastosowania przez ludzi funkcjonujących w danym systemie.

By móc jednak stosować narzędzia systemowej analizy potrzeb szkoleniowych, trzeba się nauczyć systemowego myślenia. Odwiązać się od klasycznego myślenia przyczynowo – skutkowego, że z „A” wynika „B”, a przejść na bardziej cyrkularny model. Dlatego bez odpowiedniego przygotowania – trudno posługiwać się tymi narzędziami.

Bywa także, że do wartościowej analizy objawów, brakuje danych. Dlatego też opłaca się budowanie długotrwałej współpracy pomiędzy instytucjami szkoleniowymi a klientami. Im więcej o sobie wiemy, tym precyzyjniejsze hipotezy i tym efektywniejsze szkolenia.

Systemowa analiza potrzeb szkoleniowych na STERze

W Szkole Trenerów STER poświęcamy wiele miejsca systemowemu myśleniu o organizacji. Najpierw, za pomocą przygotowanych narzędzi (ankieta) i opracowanych przez siebie (wywiad), uczestnicy programu badają wybraną przez siebie organizację. Później, przez 30 godzin, analizujemy wraz z doświadczonymi trenerami, zaobserwowane objawy jednocześnie ucząc się myślenia systemowego. Na tej podstawie – formułujemy proponowane klientom tematy szkoleń. Ci wybierają jeden, który potem stanowi obszar kolejnych 30 godzin budowania scenariusza systemowego warsztatu, uwzględniającego wcześniejsze obserwacje. Gdy warsztaty zostaną przeprowadzone, przez kolejnych 30 godzin analizujemy ich przebieg, wpływ na diagnozowaną organizację oraz trafność postawionych wcześniej hipotez. Łącznie – ponad 100 godzin systemowego podejścia do organizacji. Tyle nie ma w żadnej innej szkole.

Chętnych do poszerzania swojej systemowej wiedzy o organizacjach i budowaniu w oparciu o nią propozycji programów szkoleniowych – zapraszamy na STER.

Opracowanie: Tomasz  Wojciechowski