Kiedy cel szkolenia rozmija się z oczekiwaniami uczestników…
Nieraz stając przed grupą szkoleniową z pytaniem o oczekiwania, słyszałam odpowiedzi dalece odbiegające od zakładanego celu szkolenia. Okazywało się, że szefostwo, planując szkolenie, miało zupełnie inną jego wizję niż wynika z potrzeb zgłaszanych przez uczestników już na sali szkoleniowej Na przykład dyrektor chciałby, żeby uczestnicy zajęli się swoim rozwojem osobistym, a oni chcą by zmodyfikować scenariusz szkolenia tak, by nauczyć się bronić przed szefem. I tu następuje konsternacja – co robić? Czy realizować cele szkolenia zakontraktowane z zamawiającym szkolenie, czy iść za potrzebami grupy i zamienić przebieg szkolenia?
Oto kilka rad, jak odnaleźć się w takiej trudnej sytuacji.
-
Nazwij to, co się dzieje
Bardzo proste stwierdzenie: „Usłyszałam państwa/pani oczekiwania odnośnie szkolenia i jestem teraz w kłopocie, bo są one bardzo różne od tego, na co umówiłam się z państwa przełożonymi ” - może rozjaśnić kłopotliwą sytuację, w której wszyscy się znalazł się prowadzący razem z grupą. Czasem jako trenerzy mamy nierealną wizję kompetencji trenera: kompetentny trener to taki, który nigdy nie pokazuje, że coś jest nie tak i wszystkie kłopoty rozwiązuje zanim dowie się o nich grupa”. W taki sposób budujemy swoją nadodpowiedzialność za przebieg szkolenia. Tylko w swoich działaniach upatrujemy szansę na powodzenie szkolenia, mniej angażujemy uczestników w jego przebieg. Jeśli jednak zdecydujemy się ujawnić kłopoty, z którymi się mierzymy, możemy wpłynąć na zaangażowanie uczestników. Nie chodzi oczywiście o przerzucanie odpowiedzialności za przebieg szkolenia na grupę, ale pozwolenie uczestnikom poczuć zaangażowanie i współodpowiedzialność za sukces szkolenia. Ponadto – trener, który mierzy się z trudnościami staje się bardziej ludzki i łatwiej przyjąć od niego wiedzę i pomoc.
Po ujawnieniu naszego kłopotu możemy zapytać uczestników, jak oni widzą możliwość rozwiązania danej sytuacji. Oczywiście to trener ostatecznie musi przeanalizować swoje opcje i podjąć decyzję, co do dalszego przebiegu szkolenia. Jeśli nazwiemy rozbieżność w celach szkolenia może się jednak okazać, że uczestnicy inaczej wyobrażali sobie podejście do tematu, ale takie, które zostało wcześniej ustalone z mocodawcą jest dla nich akceptowalne albo nawet bardziej słuszne niż ich wyobrażenia.
-
Rozeznaj oczekiwania
Przy realizacji szkoleń z zakresu trudnych tematów (takich jak: mobbing, interwencja we współpracę w zespole etc.) zdarza się, że grupa stara się uciec od tematu. Próbuje przedstawić „bardziej wygodny” obraz rzeczywistości. Przekonuje prowadzącego szkolenie, że problem jest zupełnie gdzie indziej, niż widzi to szefostwo. Na przykład realizując szkolenie antymobbingowe dla managerów możemy być przekonywani przez uczestników, że to właśnie oni są ofiarami mobbingu ze strony pracowników, i że oczekują, aby szkolenie dawało im narzędzia do skuteczniejszego egzekwowania zadań od podwładnych.
Słuchając oczekiwań ze strony uczestników szkolenia trener musi sam, na podstawie swojej wiedzy i doświadczenia oraz informacji przekazanych przez zleceniodawcę rozeznać, na ile są one realnym obrazem rzeczywistości, a na ile próbą ucieczki od zajęcia się trudnym i niewygodnym tematem.
-
Jeśli możliwe – zapytaj zleceniodawcę
Jeśli jednak grupa mocno obstaje przy swoich oczekiwaniach mimo iż uczestnicy wiedzą, że są one sprzeczne z kontraktem zawartym z szefostwem – spróbuj skonfrontować te dwa podejścia. Czasem zdarza się, że decyzyjny przedstawiciel szefostwa uczestniczy w szkoleniu. Możesz zapytać do o zdanie w obecności grupy. Możesz też zarządzić krótką przerwę, gdzie odbędziecie naradę. Jeśli nie ma nikogo decyzyjnego na sali – zaproponuj przerwę i spróbuj skontaktować się z osobami zamawiającymi szkolenie.
-
Odnieś oczekiwania grupy do celów szkolenia
Jeśli okaże się że tematu szkolenia nie da się zmienić (np. bo zleceniodawca obstaje przy swojej wizji lub nie ma możliwości skontaktowania się z nim) rodzi się kolejne wyzwanie dla trenera. W takiej sytuacji warto omówić z uczestnikami możliwość skorzystania z ustalonej tematyki szkolenia nawet, jeśli jest ona różna od ich pierwotnych oczekiwań czy wyobrażeń. Warto zadać pytania: co z zaproponowanych tematów wydaje mi się przydatne ze względu na moja pracę? Co na co trener powinien zwrócić szczególną uwagę? W czym zajęcie się danym tematem może mi pomóc?
Często okazuje się, że przez tak postawiony temat grupa zaczyna się otwierać na nowe możliwości. Zamiast upierać się przy swojej wizji zaczyna pracować nad skorzystaniem ze szkolenia w obecnej tematyce. Nawet jeśli przecież uczestnicy uznają, że dany temat nie jest och największym zmartwieniem, to może okazać się źródłem nowych, przydatnych kompetencji.
-
Postaw granice
Choćbyśmy starali się być bardzo elastyczni jeśli idzie o przebieg szkolenia, nie wszystkie tematy możemy w nim zmieścić. Im więcej treści będziemy starali się upchnąć za jednym razem, tym gorsze szkolenie nam wyjdzie: traktujące temat powierzchownie, niewiele zmieniające na poziomie postaw i zachowań uczestników. Uczestnicy wyjdą z przekonaniem, że trener sympatyczny i robił co mógł, ale szkolenie w sumie mało przydatne. Dlatego jeśli chcemy osiągnąć realną zamianę za pomocą warsztatu czy treningu, musimy nauczyć się stawiać granice oczekiwaniom uczestników. Aby szkolenie było skuteczne, musi wyczerpywać zamierzony temat i dotykać go dogłębnie. Warto, aby jego cel i obszar pracy były możliwie doprecyzowane. Lepiej więc powiedzieć, że danym tematem w czasie tego szkolenia się nie zajmiemy (bo za szeroki, bo nie chcemy tego, co już ustaliliśmy traktować po łebkach, bo to zupełnie inna dziedzina, bo się na tym nie znamy, bo nie na to się umawialiśmy z szefostwem, bo…). W takiej sytuacji uczestnicy zgłaszający dane zagadnienie poczują zapewne rozczarowanie, ale lepiej skonfrontować się z nim na samym początku, niż usłyszeć o rozczarowaniu w podsumowaniu całego dnia. Takie postawienie sprawy daje jeszcze nadzieję trenerowi, że wyjdzie z tego mimo wszystko ciekawe szkolenie.
-
Zawrzyj kontrakt
Na koniec całego wysiłku związanego z negocjowaniem kontraktu szkoleniowego z grupą warto podsumować sytuację, w której się znaleźliśmy oraz rozwiązanie, które udało nam się wypracować. Jeśli czujemy, ze nie dla wszystkich jest ono w 100% satysfakcjonujące, warto o tym powiedzieć. Warto również dopytać uczestników, czy mimo tych różnić decydują się na aktywny udział w szkoleniu. W takiej sytuacji co prawda rzadko zdarza się, żeby ktoś zrezygnował, ale pozostawiamy wtedy decyzję uczestnikowi, co własnego zaangażowania.
Sytuacja rozbieżnych wizji szkolenia przedstawianych przez zamawiających i przez uczestników jest sytuacją tyle niełatwo, co nie tak rzadką jakbyśmy sobie tego życzyli. Jest też prawdziwym sprawdzianem kompetencji szkoleniowca. Dobrze rozwiązana daje szansę na szkolenie, które nie tylko wyczerpie temat, ale i stanie się szansą na zmianę postaw i zachowań uczestników.
Autor: Anna Wojciechowska
powrót do listy